Mobility Mixx: pas nu de reiskostenregeling aan!

dinsdag 17 november, 2020

Mobility Mixx merkt dat nog lang niet alle werkgevers klaar zijn voor de nieuwe reiskostenregeling. Vanaf het nieuwe jaar geldt de regel dat er alleen belastingvrij wordt vergoed als er aantoonbaar is gereisd. Werknemers mogen geen reiskostenvergoeding ontvangen voor thuiswerkdagen. Mobility Mixx geeft 4 tips voor werkgevers die er nog mee aan de slag moeten gaan.

Staatssecretaris Vijlbrief (Financiën) bepaalde in mei dat werkgevers dit jaar uit mogen blijven gaan van de geldende afspraken. En dus mochten de afgesproken reiskostenvergoedingen worden uitbetaald, ook al werken collega’s massaal thuis.

Maar per 1 januari 2021 gaat dat veranderen. Reiskosten mogen nog steeds belastingvrij worden vergoed voor het tarief van maximaal 19 cent per kilometer, maar thuiswerkdagen tellen dan niet meer mee. Willen werkgevers toch de vaste reiskostenvergoeding handhaven, dan moeten ze kunnen aantonen dat de betreffende werknemers 36 weken of 128 dagen per jaar naar hun vaste werkplek reizen. Zo niet, dan kan er gedeclareerd worden op basis van nacalculatie. Te veel uitgekeerde vergoedingen zijn belastbaar.

Mobility Mixx komt nu met 4 tips voor werkgevers om zich voor te bereiden op de veranderingen. Het bedrijf is volledig toegerust op het instellen van (post-corona) flexibele mobiliteit, zoals directeur Ronald Haanstra onlangs zei in een interview met TrendsinAutoleasing.

TIP 1 – KEN HET REISGEDRAG

Het belangrijk om goed zicht te hebben op het reisgedrag per 1 januari. Wie werken er hoeveel dagen per week thuis? Zijn er afspraken over vaste thuiswerkdagen gemaakt? Bedenk wat als werkgever redelijk is voor wat betreft de reiskostenvergoeding, ook in relatie tot de bestaande afspraken in de CAO, het personeelshandboek en de arbeidsovereenkomst. LET OP: Extra aandacht is vereist voor de vaste OV-abonnementen; als die duurder zijn dan de daadwerkelijk gemaakte reiskosten, dan is het restant fiscaal niet meer vrijgesteld.

TIP 2 – GEEF THUISWERKEN APART AANDACHT

Net als voor de reiskosten, accepteert de fiscus belastingvrije vergoedingen voor daadwerkelijk gemaakte kosten ten behoeve van de thuiswerkplek. Denk aan beeldschermen, mobiele telefoon, bureaustoel, etcetera. Kosten voor gas, electra, koffie, en dergelijke zijn niet vrijgesteld. Als werknemer heb je wel de mogelijkheid om deze kosten te vergoeden vanuit de vrije ruimte voor werkkosten.

TIP 3 – LEG NIEUWE AFSPRAKEN VAST

Wees helder over het gekozen beleid en leg de nieuwe afspraken vast, als referentie voor de medewerkers en de fiscus. Communiceer tijdig, zodat iedereen weet waar die aan toe is. Ook als de afspraken nog niet rond zijn, is het van belang om de collega’s al bewust te maken van de nieuwe situatie per 1 januari.

TIP 4 – MAAK REGISTREREN EN DECLAREREN MAKKELIJK

Niemand zit te wachten op onnodige administratieve handelingen rond reiskosten. Mobility Mixx biedt al jaren een zeer praktische oplossing om probleemloos reizen te boeken, registreren, declareren en af te rekenen. Daar heeft zowel de werkgever als de werknemer plezier van. In de individuele app en portal kunnen medewerkers moeiteloos hun vaste woon-werktraject invoeren en markeren voor de dagen waarop er ook echt gereisd is. Alle reizen met het OV en aangesloten deelvervoer worden met de mobiliteitskaart van Mobility Mixx sowieso automatisch vastgelegd en verwerkt. Als werkgever ontvang je per maand gespecificeerde overzichten en creëren we desgewenst directe koppelingen met de eigen administratiesystemen. En daarmee is de organisatie weer helemaal fiscus proof, ook per 2021.

 

Categorie: Mobility as a Service (MaaS)
Labels: Mobility Mixx